TEA

Planeación del  Presupuesto


   ¿La matriz de presupuesto va a cambiar?               

Si cambiará, para mejorar en su consolidación, en los métodos de aprobación y generación de informes para aprobación de presupuestos
   

   ¿Cómo mejora SAP el proceso de presupuestación?               

La presupuestación se hará por BPC (Business Planning and Consolidation), permitirá liberar formularios de entrada de datos en excel a cada unidad, la información se almacena en BPC en una base de datos centralizada, permitirá realizar un seguimiento al proceso de presupuestación y aprobación de los formularios por Bussiness Proces Flow, el usuario puede generar informes en el momento que lo desee, la consolidación se hará muy fácilmente con la ejecución de un proceso sencillo desde BPC.


Ejecución del Presupuesto

   ¿Qué es un centro gestor y una orden interna?               

Los centros gestores representan las unidades académicas y administrativas permanentes en la Universidad, las órdenes internas son temporales, a corto plazo o para servicios específicos, se utilizaran para los eventos y cursos de educación continuada


   ¿Qué es un Fondo presupuestario?               

Representa en presupuesto la estructura para el manejo de los Objetivos del PDI, para la planificación y ejecución correcta de los fondos asignados para cumplir con los objetivos trazados en el Programa de Desarrollo Integral.


   ¿Cómo se liquidan la Ordenes Internas?               

Existe una pestaña en la creación de la orden interna llamadas norma de liquidación, aquí se parametriza la periodicidad de liquidación y el centro de costos donde se llevaran los costos de la orden.


   ¿Cómo se debe solicitar la creación de un centro o una orden?       

La solicitud de estos objetos de  costo se realizará a través de un correo electrónico a la cuenta Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.  y se diligenciará un formato con los datos necesarios para cada objeto.


   ¿Cómo se harán los traslados presupuestales?               

Los traslados los seguirán realizando las unidades, con una herramienta similar a la de ICEBERG pero en Excel, el único cambio es que la aprobación de este traslado lo realizará el que autoriza los desembolsos en la unidad y el sistema lo informará por Workflow.


   ¿Cómo se van a registrar las devoluciones de overhead para que queden atadas al documento origen?               

Presupuesto realizará la devolución posterior a la autorización de la Dirección Financiera, en el documento financiero se referenciará el documento origen que genero el overhead


   ¿Cómo se manejan las facturas que se generaron en 2011, pero no han sido pagadas?

Se debe crear una Solicitud de Pedido (solped) o Pedido con el saldo pendiente de pago para pagarse desde SAP.


   ¿Cómo se hará la distribución de nómina?

Se realizará a través de una herramienta por empleado y en varios objetos de costo y fondos específicos.

Revisión Mensual de Ejecución

   ¿Los usuarios que pueden consultar hoy algunas formas también lo pueden hacer en SAP?               

Si pueden realizar consultas en algunas formas: solicitudes de pedidos, pedidos, facturación, avisos de mantenimiento, entre otros.


   ¿El diseño de la Web será igual a la actual?               

El diseño cambiará, la WEB se comunicará con SAP y podremos hacer drill down (desglosar) hasta llegar al documento origen


   ¿Cuándo hay ausencias temporales (por vacaciones, licencias, etc.), cómo funcionan las liberaciones y notificaciones? 

La posición en HCM (Gestión de Recursos Humanos) que es el empleado, tiene un campo llamado sustituto y ahí se identifica en estos casos de ausencias quien reemplaza al empleado y a su vez la autorización quedará heredada.