TEA

Es el conjunto de actividades que la Universidad debe realizar para preparar y hacer la transición entre los sistemas Iceberg y Peoplesoft a SAP.

  • Estas actividades se inician en el último trimestre del 2011 y se extienden hasta los primeros meses del 2012.
  • Involucran básicamente al equipo del proyecto y a los responsables de gestión humana y financiera, tanto a nivel central como en las unidades.
  • El plan de corte involucra en menor grado a otras unidades que interactúan con estudiantes, profesores y público en general.

A continuación encuentra las fechas claves a tener en cuenta:

COMPRAS
2 DE DICIEMBRE
  • Fecha máxima de radicación de Facturas para pago diciembre en diciembre 22
  • Fecha máxima de recepción de requisiciones de compra (Nacionales e Internacionales) devoluciones y/o reclamaciones de garantía
12 DE DICIEMBRE
  • Fecha máxima de recibo de facturas con fecha de 2011

10 DE ENERO
  • Elaboración  en SAP de órdenes de compra abiertas de bienes anteriores al 31 de diciembre
  • Fecha máxima de elaboración en SAP de órdenes de compra abiertas de servicios anteriores al 31 de diciembre
20 DE ENERO
  • Reanudación de recepción de mercancías
  • Reanudación de recepción de (requisiciones) solicitudes de compra vía SAP para bienes
CONTABILIDAD
25 Noviembre
  • Fecha máxima de recibo de facturas con fecha de noviembre de 2011
01 Diciembre
  • Fecha máxima para solicitar anticipos de gastos de viaje
  • Último día de recibo de solicitud de anticipos para empleados (fiestas de fin de año)
02 Diciembre
  • Fecha máxima de recibo de solicitudes de generación de información financiera de proyecto
09 Diciembre
  • Último día para entrega de soportes de legalización de anticipos
12 Diciembre
  • Fecha máxima de recibo de solicitudes de anticipo para ser girados en 2011
15 Diciembre
  • Último día de recibo de solicitudes de generación de factura
  • Último día de recibo de solicitudes de anticipo de importaciones
  • Fecha máxima de pago de facturas recibidas hasta el 25 de noviembre
16 Diciembre
  • Último día para atención de caja menor
  • Entrega de informes financieros de investigadores 
22 Diciembre
  • Primera fecha de pago de facturas recibidas hasta el 12 de diciembre.
30 Diciembre
  • Segunda fecha de pago de facturas recibidas hasta el 12 de diciembre  (incluye pagos de facturas o compromisos excepcionales recibidos con posteridad al 12 de Diciembre)
04 Enero
  • Deben quedar listos   los Estados financieros definitivos del año
10 Enero
  • Fecha inicio de recibo de facturas
  • Se efectuará la atención en caja menor
13 Enero
  • Fecha límite de recibo de facturas para pago el 27 de Enero
15 Enero
  • Inicia el proceso de generación de facturas en SAP
15 Enero
  • Se recibirán  las facturas  para causación para pagos en enero de servicios y compras no facturados después del 12 de diciembre
20 Enero
  • Elaboración de certificados de contrapartida
26 Enero
  • Pago de facturas
GESTION HUMANA
26 octubre
  • Se cierra la recepción de novedades de nómina de noviembre
04 Noviembre
  • Fecha máxima para registrar en PS todas las solicitudes de vacaciones
16 Noviembre
  • Se cierra la recepción de novedades de nómina de diciembre
  • Fecha límite de afiliación a Pacto
23 Noviembre
  • Elaborar contratos en PS con fecha de inicio 2011
05 Diciembre
  • Fecha límite para la solicitud de cesantías parciales causadas al 2011
09 Diciembre
  • Definir Prórroga de contratos que terminan en febrero del 2012
  • No se podrá actualizar ni registrar datos en PS
10 al 30
Diciembre
  • Entre el 10 de diciembre y el 30 de diciembre de 2011 no se podrán realizar contratos laborales  (planta y temporales) con fecha de inicio 2012
1 al 30
Diciembre
  • Entre el 1 de diciembre y el 30 de diciembre no se podrán elaborar contratos laborales (profesores de cátedra) con fecha de inicio 2012
30 de Enero
  • Fecha máxima de apertura del proceso de selección portafolio Beneflex nueva vigencia