TEA

 

   ¿El proceso para la solicitud de dinero en caja menor continua igual?

Sí. El proceso de caja menor no sufrió modificaciones. 

   Si el FUP va a salir de circulación ¿Qué lo va a reemplazar?

El FUP es reemplazado por la consignación referenciada, su expedición y uso puede consultarse en la página tea.uniandes.edu.co

   ¿Las Becas que se otorgan a los estudiantes con cargo a los centros de costos sufrirán algún cambio en su forma de reportarse? 

El proceso de matrículas para el periodo 2012-1 no va a tener ninguna variación. Si tiene algún cambio posterior será informado en su debido momento.

   ¿Cómo se manejarán las fechas de pago, debido a que Planta Física actualmente maneja excepciones pagos a 15 días (Sello Contra entrega) u 8 días (Pagos Anticipos)?

Deben seguirse manejando igual que hoy, lo que lleve sello contra entrega se debe programar a 15 días y los anticipos por política se programan a 8 días, teniendo en cuenta que se debe radicar hasta el miércoles a las 12M,  si se radica después de las 12M se programa a 15 días.

   ¿Los comprobantes de radicación nos los entregarán físicamente como hoy en día?

Los comprobantes se deben entregar como hoy día tan pronto se radique la cuenta una copia para la unidad o proveedor y otra queda con los documentos radicados.

   ¿Qué pasará con las facturas que llegan a Contabilidad con fechas de periodos ya cerrados?      

Las facturas se devolverán para la elaboración de una nueva, con fecha actualizada.

  ¿Se seguirán elaborando solicitudes pago?               

Sí, el formato en Excel se mantiene mientras se conoce completamente la nueva funcionalidad.

   ¿Cómo van a autorizar el cargo al centro de costo?              

Al hacer el pedido deben realizar la liberación del pedido y esto lo hará la persona responsable del centro de costo, se hará a través de SAP. 

   ¿Cómo se manejan las propinas en los restaurantes?

Las propinas serán registradas como mayor valor del gasto en una posición diferente a la del servicio de restaurante, lo anterior para poder discriminar las diferentes tarifas de IVA y poder calcular los impuestos correctamente. 

   ¿Cómo indicar un beneficiario diferente al acreedor en la solicitud de pedido o en la solicitud de pago directo para los reembolsos?

Los reembolsos serán generados desde MM (Aprovisionamiento) e indicaran en un campo de observaciones del pedido quien será el beneficiario del reembolso. 

   ¿Con qué formato se solicita un anticipo a empleados y profesores?

Se utilizará el formato existente actualmente en Excel el cual debe ser firmado por la persona que autoriza el anticipo.

   ¿Cómo se debe legalizar el anticipo a empleados y trabajadores?

Se debe enviar memorando firmado por el Jefe, anexando los soportes de manera organizada.

   ¿Cómo solicito el saldo a favor en la legalización del anticipo a empleados y profesores?

En el memorando de entrega de soportes de la legalización de anticipo a empleados y profesores, se debe hacer referencia a la autorización de devolución de saldo a favor. 

   ¿Qué procedimiento se debe realizar cuando me sobra dinero del anticipo a trabajadores y profesores? 

El trabajador o profesor debe consignar el excedente en una de las cuentas bancarias de la Universidad y enviar copia de la consignación junto con los soportes.

   ¿Si necesito viajar, qué procedimiento debo realizar para acceder al anticipo de gastos de viaje?

Ingresar al módulo de TV (viajes) y realizar la solicitud de anticipo para gastos de viaje, para las aprobaciones y registros contables en el sistema Financiero.

   ¿Cómo debo legalizar gastos de viaje?

Ingresar al módulo de TV (viajes), ingresar cada uno de los gastos objeto del viaje y enviar para autorizaciones respectivas.

   ¿Debo enviar los soportes objeto del viaje a Contabilidad?

Sí, es necesario que haga llegar los soportes de los gasto de viaje a Contabilidad.

   ¿Cómo debo enviar los soportes de la legalización de gastos de viaje a Contabilidad?

Se debe enviar memorando firmado por el Jefe, anexando los soportes de manera organizada.

   ¿Cómo solicito el saldo a favor en la legalización del anticipo de gastos de viaje? 

En el memorando de entrega de soportes de la legalización de gastos de viaje, se debe hacer referencia a la autorización de devolución de saldo a favor.

   ¿Qué procedimiento se debe realizar cuando me sobra dinero del viaje? 

El viajero debe consignar el excedente en una de las cuentas bancarias de la Universidad y enviar copia de la consignación junto con los soportes.

   ¿Cuándo un viajero llega con una factura por la compra de un bien o servicio, cómo la debe tramitar para su reembolso?

No están autorizados los reembolsos por compra de bienes y/o servicios.