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La salida en vivo con todas las funcionalidades previstas en el frente de aprovisionamiento, se realizará paulatinamente a partir de enero de 2.012. Iniciaremos con el despliegue de la funcionalidad  de “Solicitud de pedido“ que se utilizan en SAP, para iniciar los procesos de compra de bienes y de orden de compra  para iniciar los procesos de compra de servicios, los cuales reemplazan los formatos “Requisición de compra” y “Solicitud de pago” que hemos venido usando en la Universidad.

Para agilizar los procesos de aprovisionamiento en SAP, se ha diseñado un sistema de seguimiento electrónico (Work Flow) o ruta de trabajo, de tal manera que los documentos de compras  “Solicitud de Pedido y de orden de compra” viajen por el sistema pasando por las distintas instancias de aprobación. Los procesos de Work Flow , aunque son muy sencillos, requieren de una adecuada preparación, por lo cual este Work Flow funcionará de manera centralizada con los soportes firmados para que un super usuario pueda liberarlos por la Unidad.  

A partir de la tercera semana de enero, se realizarán talleres con las  unidades para que los distintos actores de los procesos de aprovisionamiento (solicitantes, liberador técnico, liberador (instancia de aprobación), elaborador de orden de compra de servicio y almacenista), se familiaricen con el proceso de seguimiento electrónico y puedan proceder a su utilización, entregando así el proceso a cada una de las unidades.

Así mismo, para poder brindar un adecuado soporte a cada una de  las unidades académicas y administrativas en todas las funcionalidades se realizará un plan de despliegue   en tres etapas.

Inicialmente el Sistema de Bibliotecas y las facultades de Ciencias y Ciencias sociales saldrán en vivo apoyándose en el esquema de soporte previsto. Las demás unidades  registrarán en SAP las Solicitudes de pedido pero su trámite en el sistema lo hará el  departamento de Adquisiciones y suministros con los facilitadores desarrollados para tal fin, adicional a los talleres previstos. Este proceso aplicará mientras reciben las capacitaciones de refuerzo y el entrenamiento en el uso del Work flow. En una segunda y tercera etapas,  las demás facultades y unidades realizarán  totalmente los procesos de acuerdo a la programación.

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