TEA

 
Administrar el maestro de materiales y/o servicios


   ¿Qué sucede si no se encuentra el código del material o servicio a usar en mi documento de compras (Solicitud de Pedido u Orden de Compra)?

Se debe generar un correo a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.  con la descripción del material o servicio a crear, definiendo sus características y/o especificaciones técnicas. Una vez creado se dará respuesta (código del material) a través del correo.

 

   ¿Cómo hago la búsqueda rápida de un código de material o de servicio?

Para materiales por la transacción MM03 y para Servicios por la transacción AC06. Consultar ayuda de simulación: http://entrenamientosap.uniandes.edu.co.


   ¿Qué usuarios pueden crear datos maestros de Bienes y/o Servicios?

Solamente los funcionarios autorizados de Adquisiciones y Suministros.


   ¿En la solicitud de creación de una Bien o Servicio que datos debo mencionar?

Nombre técnico y/o comercial, unidad de medida, si va para el almacén indicar sujeto o lote. El material requiere ser planificado, el bien será controlado como nuevo y usado. Si es un servicio indicar si éste es para la venta.

   ¿Qué área es la responsable de la creación de materiales y/o servicios?

El área responsable es Adquisiciones y Suministros

   ¿Qué sucede cuando me equivoco en el envío de la descripción técnica del material o servicio del cual solicite creación?

Si no ha tenido movimiento en el sistema se puede modificar la descripción.

Si ha tenido movimiento en el sistema, se debe marcar para borrado y no aparecerán los movimientos realizados del código borrado.

   ¿Qué hago si requiero información del nombre específico o código del material/servicio a usar en el documento de compras?

Debe comunicarse con Adquisiciones y Suministros para obtener el respectivo soporte.


   ¿Se pueden borrar datos maestros de Bienes o Servicios?

No se pueden borrar, se inhabilitan en el sistema.


Generar orden de compra y/o de servicios

   ¿Cómo grabo un pedido de varias posiciones para dejarlo en stand-by y terminarlo al otro día?

Seleccionar el ícono de retener ubicado en la barra de herramientas en la parte superior del documento.


   ¿Qué indica el grupo de compras?

Código interno que indica el funcionario responsable de gestionar un documento de compras


   ¿Si compro para varias unidades, el grupo de compras es siempre el mismo?

Sí, es el mismo.


   ¿En qué casos hago un Pedido de Servicios y en qué casos hago un Pedido de Pago Directo?

Pedido de Servicios:  para todos los servicios que los frealiza la administración central.
Pedido de Pago Directo: Impuestos, Servicios públicos y algunos servicios de restaurante.


   ¿Puedo visualizar el estatus de mi pedido (liberación, ingreso de Mercancía, pago de la factura)?

Si, por medio de la transacción ME23N, así:

Liberación: en la  cabecera del documento en la vista de estrategia de liberación.
Ingreso de mercancía y pago de factura: En los Detalles de posición en la vista de Historial de pedido.


   ¿Puedo modificar una orden de compra que ya tiene aceptación de servicio o entrada de mercancía?

No es factible modificar una orden de compra que ya cuente con aceptación de servicio o entrada de mercancía


   ¿Puedo modificar una orden de compra ya liberada?

Sí, usted puede modificar una orden de compra ya liberada


   ¿Se puede borrar una orden de compra?

Sí, siempre que esta no haya tenido movimientos de entrada.


   ¿Qué modificaciones disparan el proceso de liberación de una orden de compra ya liberada?

Modificaciones en cantidad y/o precio que incrementen el valor total de la Orden.


   ¿Puedo en una orden de compra de bienes solicitar servicios o viceversa?

No es factible


   ¿Qué sucede si mi condición de pago negociada no está en el sistema?

Se debe solicitar dicha creación a Tesorería.

 

   ¿Qué hago si bloqueo mi usuario?

Debe comunicarse con la Mesa de Servicio TEAyuda al #832.

 

   ¿Qué sucede si realicé una importación de un bien en mi área y ahora tengo que pagar las facturas que causaron dicho gasto?

El proceso de importación es centralizado en el departamento de Adquisiciones y Suministros y por tanto se estaría incumpliendo con dicha directriz, adicionalmente se está poniendo en riesgo a la universidad.

Si se le presenta el caso usted debe formalizar el proceso de compra a través del sistema generando la correspondiente Solicitud de Pedido, adjuntando los originales de las facturas causadas por dicha importación para que las mismas sean gestionadas en Adquisiciones y Suministros.


   ¿Qué es una minuta de contratación de Contratos Civiles?

Es el documento que plasma todas las condiciones contractuales  entre un tercero (Persona Natural) y la Universidad, por concepto de servicios de tipo académico.


   ¿Qué sucede si mi rol de compras no tiene la función que requiero y que hoy desarrollo?

El jefe directo será el responsable de dicha aprobación y solicitud a la Mesa de Servicio TEAyuda para la asignación del correspondiente rol.


   ¿Cómo solicito un tiquete aéreo?

Realice una solicitud de pedido después de haber realizado el proceso de cotización y se envía vía e-mail el pantallazo de esta solicitud al proveedor seleccionado.


   ¿Cómo solicito una compra en efectivo y de carácter inmediato?

A través de una solicitud de pedido de Adquisiciones con  la observación de "Urgente" en el texto de Cabecera.


   ¿Qué documento uso para la realización de un contrato civil?

Debe utilizar el Pedido Marco.


   ¿Qué documento uso si voy a pedir un servicio de mi área?

Debe utilizar el Pedido de Servicios.


   ¿Requiero diligenciar siempre todos los campos que tiene el pedido de compras?

No es necesario diligenciar siempre todos los campos ya que hay opción de dejar grabados algunos de ellos 


   ¿Puedo fijar datos que siempre coloco al realizar un documento de compras? Ej: Centro CUAN.

Sí, usted puede guardar datos que siempre utiliza.


   ¿A quién acudo si no puedo hacer algún pedido?

Debe comunicarse con Mesa de Servicio TEAyuda #832.


   ¿Qué sucede si tengo la factura de un proveedor y debo legalizarla?

Estos casos únicamente suceden cuando el proveedor presta el servicio y no ha sido formalizado a través de una Orden de Compra. Ejemplo: Urgencias.

Para los casos que correspondan a Bienes, se debe realizar la correspondiente solicitud de pedido y enviar la factura original al área de Adquisiciones para dar continuidad al proceso de compras. Para los casos que correspondan  a servicios, la unidad debe realizar el pedido de compras de servicios y radicar la factura en cuentas por pagar indicando el número de la Orden de Compra; en caso de ser facturas por concepto de servicios públicos, impuestos  y restaurante, se debe realizar un pedido de pago directo.


   ¿Qué sucede si no le reciben la factura al proveedor por no tener número de orden de compra?

El proveedor deberá remitirse al área solicitante del bien o servicio para solicitar dicha información.


   ¿Puedo modificar cualquier clase de documento de compras?

Sí.


   ¿Qué sucede si no está creado el proveedor que requiero para hacer mi orden de compra?

Debe solicitar la creación en Contabilidad.


   ¿Puedo fijar el dato de organización de compras para no tenerlo que digitar siempre?

Sí, puede grabar esta información en el sistema.


   ¿Qué sucede si no sé qué imputación colocar en mi documento de compras?

Debe consultar con el liberador técnico del área.


   ¿Qué sucede si la política de compras exige 3 cotizaciones y solo tengo 1?

Debe asesorarse en compras para conseguir más o soportar la selección.


   ¿Qué sucede si no veo las transacciones en el menú inicial de SAP?

Debe seguir la siguiente ruta:
Detalle / Opciones / Activar la opción de “Visualizar nombres técnicos”


   ¿Cómo cargo en el documento de compras varios porcentajes de costo cuando lo asumen varios centros de costo?

Se debe indicar la imputación a centro de costos académica ó Administrativa (5 o 6), en el Detalle de posición, en la vista de imputación, dar click en el icono  imputación múltiple, seleccionar el tipo de distribución por porcentaje y hacer la correspondiente distribución.


   ¿Cómo busco las solicitudes de pedido que he realizado?

A través de la transacción ME5A


   ¿Qué hago si requiero hacer una compra por Internet?

Se debe realizar una Solicitud de pedido, indicando en textos que corresponde a una compra por internet, adjuntando la correspondiente cotización (si se tiene), aplica si el departamento de Adquisiciones tiene asignada Tarjeta de Crédito.


   ¿Cómo hago si requiero inscribirme a un curso en el que solo aceptan tarjeta de crédito?

Se debe generar una Orden de compra de Servicios con condición de pago Tarjeta de crédito.  (Aplica si el departamento de Adquisiciones tiene asignada Tarjeta de Crédito).


   ¿Debo ingresar mi inventario de papelería en algún almacén?

No.


   Si manejo algún tipo de almacén ¿Debo ingresar el inventario al sistema?

Si, siempre que éste se encuentre creado en el sistema


   ¿Qué proceso debo hacer para el ingreso de mercancía que regalan u obsequian a la universidad?

Se debe realizar la entrada por la transacción MIGO, utilizando el movimiento 511 (Entrada de entrega gratuita)


   ¿Cómo puedo obtener una valoración de mi inventario si el mismo ya tiene un almacén en SAP?

A través de la transacción MB52


   ¿Qué hago si la mercancía me llega dañada o incorrecta?

Se debe hacer la devolución al proveedor y no realizar movimientos de entrada en el sistema.


   ¿Qué sucede si no me coincide la mercancía recibida con lo solicitado en la orden de compra?

Se debe hacer la devolución al proveedor y no realizar movimientos de entrada en el sistema.

 

Gestión de proveedores

   ¿Puedo acceder al proceso de Evaluación de Proveedores vía sistema?

No, debe solicitar el informe a Adquisiciones


   ¿Puedo solicitar la evaluación de un proveedor?

Si, si  es crítico y recurrente


   ¿Puedo sugerir proveedores?

Si, se deben informar al correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. .


   ¿Puedo cambiar los criterios de evaluación de los proveedores?

No, ya que los mismos están parametrizados en SAP.


   ¿Cómo informo el mal servicio de un proveedor?

Se deben informar al correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.  para que quede en el historial.

   ¿Cómo se realizará la aceptación de servicios o recibo de bienes?

La aceptación la debe realizar la unidad que recibe o acepta el servicio o el módulo MM (Aprovisionamiento)  directamente en el sistema.

   ¿En una solicitud de pedido se pueden relacionar artículos diferentes que van a ser comprados a proveedores diferentes?

Sí, en la solicitud de pedido se pueden relacionar diferentes artículos a diferentes proveedores.

   ¿Cómo corregir un error si se elabora mal una solicitud de pedido?  

La solicitud de pedido se puede modificar directamente en SAP, si la liberación del pedido ya se realizó, es necesario volverlo a liberar.

   ¿Cómo saber si el material o el servicio esta creado para diligenciar la solicitud de pedido?

Si es un material ejecute la transacción MM03 y asegúrese de revisar todas las opciones de ayuda disponibles. En caso de un servicio, ejecute la transacción AC06 y utilice la opción de búsqueda disponible.

   ¿Con qué documento se hace llegar la factura, hay algún formato que reemplace la solicitud de pago?

No habrá algún documento o formato que reemplace la solicitud de pago. En la factura deben citar el número del pedido y debe estar con la aceptación del servicio o la entrada de la mercancía.